In deel 1 van deze serie brak onboarding-specialist Ardiënne Verhoeven een lans voor het geven van waardering aan nieuwe medewerkers – in de vorm van oprechte aandacht. Maar hoe doe je dat als iedereen moet thuiswerken vanwege de coronacrisis?
De eerste 90 dagen zijn cruciaal in de vraag of de nieuwe medewerker gaat landen in de organisatie. Iedereen die vanaf zo’n beetje half maart 2020 aan een nieuwe baan is begonnen, kent zijn collega’s echter alleen van het scherm en is soms zelfs nog nooit op de werkplek geweest. Maakt de coronacrisis het afbreukrisico van de onboardingfase nog groter?
‘Niet per se’, zegt Ardiënne Verhoeven, verrassend genoeg. ‘De meeste mensen zijn zich wel bewust van nieuwe collega’s en iedereen snapt dat het nu even behelpen is. Dat rondje door het bedrijf komt later wel. Je moet er gewoon pragmatisch mee omgaan: stel werk uit dat directe aanwezigheid eist en haal andere projecten naar voren, bijvoorbeeld de scholing van nieuwe medewerkers.’
Vooral de hoger opgeleide professionals en kantoormedewerkers werken nu thuis, en die krijgen onevenredig veel aandacht in de media.’
Volgens Verhoeven hebben niet alleen de nieuwe medewerkers last van het gedwongen thuiswerken. ‘Voor de oudgedienden, die al jaren gewend zijn om op kantoor de dingen op een bepaalde manier te doen, kan het veel ingewikkelder zijn. Mensen die nieuw aan een baan beginnen, hebben al geaccepteerd dat ze een onzekere en hectische fase ingaan. Dan kan dat thuiswerken er ook nog wel bij.’
Daar komt nog bij: voor heel veel mensen is thuiswerken helemaal geen realiteit. ‘Een groot deel van de beroepsbevolking gaat gedurende deze coronacrisis gewoon naar het werk. De maakindustrie, de logistiek, magazijnmedewerkers: die hebben het gewoon heel druk en kunnen ook helemaal niet thuiswerken. Vooral de hoger opgeleide professionals en kantoormedewerkers werken nu thuis, en die krijgen onevenredig veel aandacht in de media.’
Kat op schoot
Toch blijven we nog even bij die groep thuiswerkers. In het eerste deel van dit tweeluik vertelde Verhoeven dat ‘oprechte aandacht’ de vorm van waardering is die bepaalt of onboarding van nieuwe medewerkers succesvol is. Kun je die wel geven als alle contact gaat via technische hulpmiddelen zoals Zoom, Teams en conference calls? ‘We mogen blij zijn dat we die hulpmiddelen hebben en veel overleg gewoon kan doorgaan. Maar je kunt niet alleen daarop vertrouwen. Uiteindelijk is echt contact ook nodig. Dat kan al via een telefoongesprek één-op-één, of spreek af met een nieuwe medewerker een wandeling te gaan maken met anderhalve meter afstand. Ook fysieke attenties hebben veel impact, meer dan digitale: een kaart in de brievenbus, een lunch die thuisbezorgd wordt.’
Het is zelfs voorstelbaar dat het thuiswerken sneller voor verbinding zorgt. Via Teams zie je nog eens een kind voorbij komen, of wat er aan de muur hangt, of er springt een kat op schoot. ‘Je krijgt inderdaad meer te zien van de privésituatie. Veel bedrijven komen ook met acties om een foto te delen van je uitzicht, of in de nieuwsbrief te vertellen wat je vanavond gaat eten. Je moet een nieuwkomer niet vragen om daarin de eerste te zijn, liever een collega die er al langer werkt, maar het zijn goede manieren om elkaar te leren kennen.’
Onboarden wordt reboarden
Als de coronacrisis voorbij is en iedereen verschijnt weer op kantoor, begint de onboarding dan in zekere zin weer opnieuw? ‘Eigenlijk wel, en niet alleen voor de nieuwkomers. Ook voor de mensen die er al werkten. Het is voor iedereen een nieuwe situatie. De een is blij weer op de werkvloer te zijn, de ander wil liever vaker thuiswerken of niet in een volle trein zitten en later beginnen. Daarover zullen we in gesprek moeten gaan. Het werk zal opnieuw ingericht worden.’
Ardiënne Verhoeven helpt organisaties met haar bedrijf Workwonders bij de recruitment, onboarding en instroom van nieuwe medewerkers. Ze werkte jarenlang bij grote bedrijven als personeelsmanager en management development officer. Ze schreef het boek ‘Onboarding. Het managen van verwachtingen‘ (2019) en het boek ‘Recruitment’ (2016).