Het onboarden van nieuwe medewerkers zit bij Rensa Family in het DNA. Al jaren hebben ze een uitgebreid onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. Evaluaties en feedback zorgen ervoor dat het programma continu vernieuwd wordt en blijft aansluiten bij de behoeften van hun medewerkers.

Rensa Family is een internationale groep van specialisten voor de installatiewereld en telt meer dan 850 medewerkers in Nederland. “We zijn een familiebedrijf, we vinden het daarom extra belangrijk dat iedereen zich thuis voelt bij Rensa Family”, zegt Dianne Greijmans, HR-projectmedewerker. “Dat begint voor ons bij het onboarden van nieuwe medewerkers. Hierdoor leren nieuwe medewerkers de organisatie goed kennen en maken ze zich een nieuwe functie sneller eigen”, aldus Dianne.

Nieuw bij het onboardingsprogramma van Rensa Family is het onderscheid tussen een algemene introductiedag en de onboarding op de eigen afdeling. Tijdens de algemene introductiedag maken nieuwe medewerkers kennis met elkaar en met de organisatie, de rol van verschillende afdelingen en de primaire processen. Dit wordt gedaan door middel van rondleidingen en interactieve en informatieve spellen. Naast die algemene introductiedag is ook de onboarding op de eigen afdeling een belangrijk onderdeel, zegt Greijmans.

Fases van het onboardingsproces

Rensa Family heeft goed gekeken naar de verschillende fases van het onboardingsproces en de rol van de leidinggevende hierin. “We willen de leidinggevenden zo goed mogelijk ondersteunen bij het onboardingsproces. Dit hebben we gedaan met een korte checklist per fase en een uitleg waarom het nemen van deze stappen belangrijk is in het proces. Dit zijn in het begin vooral praktische zaken, zoals het regelen van een inlog voor de systemen en het versturen van een map met informatie.”

Oprechte aandacht

In latere fases is vooral het gesprek tussen een leidinggevende en medewerker erg belangrijk, legt Greijmans uit. “In de loop van de tijd verschuift dit door de waan van de dag vaak naar de achtergrond. Tijdens het onboardingsproces en ook daarna is het belangrijk dat de leidinggevende oprechte aandacht geeft aan een medewerker. Voor een HR-afdeling is het een uitdaging om leidinggevenden optimaal te helpen hoe zij de medewerker deze aandacht kunnen geven. Dit hoeft niet altijd in de vorm van een compliment. Door als leidinggevende tijd vrij te maken voor een medewerker en goed te luisteren naar wat de medewerker opvalt, kun je vaak al de aandacht en waardering geven die hij of zij nodig heeft.”

Nauw contact

Het onboarden van nieuwe medewerkers bij Rensa Family vindt dan ook niet alleen plaats in de eerste paar weken na indiensttreding, maar duurt zeker een half jaar tot een jaar. En ook na deze periode blijven onze leidinggevenden nauw in contact met hun medewerkers. “Nieuwe medewerkers zijn ontzettend enthousiast over de wijze waarop wij het geregeld hebben. Het onboardingsprogramma sluit goed aan op de behoeften die zij per fase hebben.” De feedback die daarbij wordt ontvangen wordt direct verwerkt om het volgende onboardingsprogramma te verbeteren.

Waarom onboarding?

De vraag waarom andere organisaties aan de slag moeten met onboarding is simpel. Een goede onboardingsfase levert namelijk grote voordelen op. Dianne Greijmans zet ze tot slot nog even op een rij:

– Het verhoogt de betrokkenheid en effectiviteit van een nieuwe medewerker

– Medewerkers voelen zich meer verbonden met de organisatie;

– Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller volledig inzetbaar zijn;

– Medewerkers zullen minder snel de organisatie weer verlaten.

Gerelateerde artikelen:

Welkom aan boord! En dan? Drie vormen van onboarding voor een perfecte eerste indruk.

Lees dit artikel

Ardiënne Verhoeven: “Onboarding is meer dan ‘hier staat de koffie, succes verder.’”

Lees dit interview

Onboarding-app vergroot betrokkenheid en maakt mensen sneller productief

Lees dit artikel