Onboarden van nieuwe medewerkers met behulp van een app. Het lijkt op het eerste gezicht onpersoonlijk. Toch zorgt het er juist voor dat medewerkers sneller sterker betrokken zijn bij het bedrijf. Ze blijven langer in dienst en de app bespaart de werkgever tijd en geld.
Dat stelt Appical, het eerste Nederlandse bedrijf dat succesvol een onboarding-app in de markt zette. In korte tijd groeide Appical uit tot een onderneming met vijftig medewerkers en tegen de 300 klanten. De app wordt in meer dan 150 landen gebruikt. Opdrachtgevers zijn onder andere Landal Greenparks, Schiphol, Lucardi, REED, Nationale Nederlanden, Holland Casino en Nutricia.
Locaties en producten
Victor Romijn, customer success manager bij Appical, kan het zich wel voorstellen als er met enige scepsis wordt gekeken naar een app voor onboarding. “De grootste winst ligt in de periode tussen het tekenen van je contract en je eerste werkdag als nieuwe medewerker. Je bent dan nog niet fysiek betrokken bij je nieuwe organisatie. Via de app leer je daar dan al veel over, zoals over de historie van het bedrijf, over belangrijke momenten, welke locaties zijn er en welke producten er zijn. Zo leer je het bedrijf alvast kennen. Dat zorgt ervoor dat je veel sneller productief bent”, zegt Romijn.
Spannende eerste werkdag
Die informatie biedt de nieuwe werkgever in de app aan in de vorm van teksten, video’s en gifjes, maar er zijn ook interactieve mogelijkheden zodat mensen een gevoel krijgen bij het merk waarvoor ze gaan werken. “Dat kan dus ook gaan over de bedrijfscultuur, de ongeschreven regels en praktische zaken zoals waar je je fiets kunt stallen en of er een dresscode is. Dat verlaagt de stress voor de nieuwe medewerker op zo’n toch wel spannende eerste werkdag. Voor de werkgever levert dat uiteraard tijdwinst op. De app is dan ook met name interessant voor grotere organisaties die jaarlijks vanaf de honderd nieuwe mensen aannemen. Toch zijn er ook wel kleinere bedrijven die bewust voor deze vorm van onboarding kiezen.”
Altijd eenduidige informatie
De Appical-app is bruikbaar voor de volledige employee journey en omvat daarmee ook reboarding en offboarding. “De preboarding begint zo’n drie maanden voordat mensen daadwerkelijk aan de slag gaan. Zijn ze eenmaal aan het werk, dan is de app als naslagwerk te gebruiken. Je kunt ook bepaalde informatie pas op bepaalde momenten vrijgeven, wanneer dat relevant is voor de werknemer. Groot voordeel is dat de werkgever hiermee altijd eenduidig dezelfde informatie overbrengt aan de medewerkers. Dat is niet meer afhankelijk van welke manager je spreekt.”
Het gevoel dat je erbij hoort
Romijn stelt dat de betrokkenheid van de medewerker bij het bedrijf groter wordt door het gebruik van de app. “Dit is toch anders dan wanneer je helemaal niets meer hoort nadat je je contract hebt getekend. Je krijgt het gevoel dat je erbij hoort doordat je al dingen weet. Vervolgens vraagt de app bijvoorbeeld na twee maanden hoe het gaat en of er nog onduidelijkheden zijn. Dergelijke checks kun je regelmatig doen. Dat kan ook face-to-face en dat moet je ook beslist doen, de app ondersteunt daarin.”
Thuiswerken in coronatijd
Nu veel mensen noodgedwongen thuiswerken ziet Appical de vraag naar hulp bij reboarding toenemen. “Dit onderdeel is ontstaan voor bedrijven die bijvoorbeeld door fusies en overnames te maken kregen met nieuwe locaties. Je moet dan opnieuw informatie krijgen terwijl je al ergens werkzaam bent. Dat is nu in de coronaperiode ook zo. Als je terug naar kantoor gaat is de situatie daar veranderd. Medewerkers moeten dan geïnformeerd worden, niet alleen over de nieuwe huisregels maar ook hoe het met de business en de klanten gaat.”
Ambassadeur die doorverwijst
Omdat elke medewerker ooit weer vertrekt voorziet de app in offboarding. “Dat is een belangrijke en vaak onderschatte fase in de band van een medewerker met het bedrijf. Organisaties zien het vaak over het hoofd. Terwijl het juist een goed moment is om te laten zien dat je waardeert wat de medewerker voor jouw bedrijf heeft gedaan. Het is verleidelijk om geen energie meer te steken in iemand die gaat vertrekken. Maar als iemand positief over je blijft kan dat een ambassadeur worden die mensen doorverwijst naar jouw organisatie.”
Blij met harde cijfers
Appical is uiteraard trots op het groeiende aantal klinkende namen in het klantenbestand. “Dat zijn leuke klanten om voor te werken. Ze zijn veeleisend en weten heel goed wat ze willen. Dat brengt ons product steeds verder. De concurrentie neemt wel toe, met name internationaal. Doordat we de eerste waren hebben we een voorsprong en die proberen we te houden. Als we klanten vragen hoe de app in de praktijk werkt, horen we dat medewerkers 20 tot 30% sneller productief zijn. Dat scheelt het management tot acht uur aan inwerktijd. Dat zijn harde cijfers waar we heel blij mee zijn.”
